Guide complet Deskare : flex office et travail hybride maîtrisés

Le travail hybride, c’est devenu la norme dans beaucoup d’entreprises françaises. Pourtant, derrière cette belle idée de flexibilité se cachent souvent des galères bien réelles : qui est au bureau ce mardi ? Est-ce qu’il reste des postes disponibles ? Et cette réunion client de demain, comment on l’organise ? C’est exactement là qu’intervient Deskare, un logiciel SaaS spécialisé dans la gestion du flex office et du travail hybride.

Dans ce guide complet, tu vas tout comprendre sur Deskare : ce qu’il fait concrètement, à qui il s’adresse, quelles fonctionnalités il embarque, comment il se connecte à tes outils existants, et pourquoi il se démarque de ses concurrents. Si tu es manager, responsable RH, ou tout simplement salarié(e) qui cherche à mieux s’organiser dans un environnement hybride, ce guide est pour toi.

C’est quoi Deskare ? Présentation de la solution

Deskare est une startup française fondée en 2021, classée parmi les 40 startups les plus prometteuses de Station F (le fameux « Future40 2021 »). Sa mission ? Révolutionner l’expérience collaborateur dans les entreprises qui ont adopté le travail hybride. L’équipe, basée à Paris dans le 10e arrondissement, compte une vingtaine de personnes avec un âge moyen de 27 ans, et affichait une croissance de 50% en 2025.

Concrètement, Deskare est un logiciel de flex office tout-en-un, accessible depuis le navigateur web, une application mobile (iOS et Android), ou directement depuis Microsoft Teams. Son positionnement est clair : faciliter la vie des collaborateurs au quotidien tout en donnant aux équipes RH et Environnement de Travail les données dont elles ont besoin pour piloter les espaces intelligemment.

Si tu cherches à mieux structurer ton organisation interne, notamment pour décider quel statut juridique correspond à ton activité ou comment équiper ton équipe, comprendre les outils disponibles est une première étape clé. Deskare s’inscrit précisément dans cette logique d’organisation efficace.

Les fonctionnalités clés de Deskare

Deskare n’est pas un simple outil de réservation de bureau. C’est une plateforme complète qui couvre l’ensemble des besoins d’une entreprise hybride, du planning individuel à l’analyse des données d’occupation. Voici ce que tu peux faire avec.

Gestion du flex office et planning hybride

La fonctionnalité de base, et déjà très puissante : chaque collaborateur(trice) peut déclarer ses jours de télétravail et de présence au bureau en un clic. Le résultat, c’est un planning partagé visible par toute l’équipe. Ainsi, plus de surprise en arrivant le lundi matin, tu sais déjà qui sera là et où s’installer.

Tu peux aussi définir une « semaine type » et activer des rappels automatiques pour ne jamais oublier de partager ton planning. Pour les managers, la vue d’ensemble de l’équipe est immédiate, sans avoir à relancer tout le monde par message.

Desk booking : réservation de postes et d’espaces

Le cœur du flex office, c’est bien la réservation de bureau. Avec Deskare, les collaborateurs réservent leur poste de travail directement depuis Teams, Slack ou l’application web. Un plan interactif des bureaux est intégré, ce qui permet de visualiser les places disponibles et de choisir en fonction de ses voisins de journée.

Il est également possible de réserver des zones de travail (le « zone booking ») quand les bureaux sont organisés par îlots ou villages, ainsi que des salles de réunion, des places de parking et même des casiers. Tout se fait en quelques clics, depuis n’importe quel appareil.

Data & Analytics : piloter ses espaces avec intelligence

Les managers et équipes Workplace accèdent à des tableaux de bord complets pour mesurer la fréquentation réelle des espaces. Quels jours sont les plus chargés ? Quels étages sont saturés ? Quelles salles de réunion sont sous-utilisées ? Toutes ces réponses sont disponibles en quelques secondes.

Une carte de chaleur ultra-visuelle permet de repérer en un coup d’œil les zones en tension ou sous-utilisées. Les données sont exportables en CSV ou XLSX, et compatibles avec Power BI ou Google Data Studio pour aller encore plus loin dans l’analyse.

Vie sociale et cohésion d’équipe

Parce que le flex office ne doit pas rimer avec isolement, Deskare intègre des fonctionnalités sociales. Tu peux créer et diffuser des annonces internes (arrivée d’un nouveau collaborateur, événement prévu), organiser des journées d’équipe et même voir en temps réel où se trouvent tes collègues dans les locaux. Le lien social est ainsi préservé malgré l’absence de bureau attitré.

Ces fonctionnalités sont particulièrement utiles pour les équipes qui gèrent à la fois des profils en télétravail fréquent et des collaborateurs très présents sur site. L’outil devient un véritable compagnon digital du quotidien au bureau. Pour en savoir plus sur les meilleurs outils collaboratifs en ligne, tu peux également consulter notre comparatif dédié.

La gestion des visiteurs avec Deskare

C’est l’une des fonctionnalités les plus méconnues de Deskare, et pourtant l’une des plus pratiques. Quand un client, un partenaire ou un candidat vient dans tes locaux, comment tu gères son accueil aujourd’hui ? Un cahier de registre papier ? Un simple message à la réception ? Deskare propose une solution bien plus fluide et professionnelle.

Tout commence par une invitation en ligne : tu renseignes les coordonnées de ton visiteur, tu lui réserves un poste de travail à proximité de ses interlocuteurs, et même une place de parking si besoin. Il reçoit automatiquement un e-mail avec toutes les informations pratiques et un QR code personnel. Le jour J, il s’enregistre en autonomie sur une tablette à l’accueil en scannant ce QR code. Son hôte est instantanément notifié sur Teams ou Slack.

Ce système élimine les temps d’attente inutiles à la réception, améliore l’expérience de tes interlocuteurs externes, et garantit une traçabilité complète des visites. Il n’y a pas de limite au nombre de visiteurs enregistrables, et l’outil est compatible avec toutes les tablettes standards du marché. Tu n’as donc pas besoin d’investir dans du matériel propriétaire.

En résumé, la gestion des visiteurs avec Deskare, c’est : plus rapide pour tout le monde, plus professionnel pour l’entreprise, et totalement centralisé dans l’interface que tu utilises déjà pour gérer tes bureaux. C’est donc une fonctionnalité qui s’intègre naturellement dans l’usage quotidien, sans friction.

Les intégrations disponibles : Deskare s’adapte à tes outils

Un des gros atouts de Deskare, c’est qu’il ne s’impose pas comme « un outil de plus ». Au contraire, il se glisse dans l’environnement numérique que tu utilises déjà, ce qui facilite grandement son adoption par les équipes.

Pour les équipes IT et DSI, Deskare propose également un SSO (Single Sign-On), une gestion des utilisateurs via SCIM, et une API ouverte pour créer des intégrations sur-mesure. La sécurité des données est certifiée ISO 27001, SOC 2 et Cybervadis Gold, avec un hébergement 100% en France.

Par ailleurs, si tu gères aussi la productivité de ton équipe avec des outils comme Notion, Deskare peut s’y associer efficacement en gérant la couche physique (présence, bureaux) pendant que Notion prend en charge la gestion de projets et de la documentation.

Pour qui est fait Deskare ?

Deskare s’adresse à plusieurs profils au sein d’une même entreprise, chacun trouvant son compte selon ses besoins.

En termes de taille d’entreprise, Deskare s’adresse principalement aux ETI et grands groupes comme Nexity, Transdev ou Bayard, même si des PME y trouvent aussi leur bonheur dès lors qu’elles pratiquent le travail hybride. La solution est d’ailleurs déployée dans plus de 25 pays, ce qui en fait une option solide pour les entreprises internationales ou celles qui gèrent plusieurs sites.

Si tu es salarié(e) qui réfléchit à évoluer vers un poste de manager ou de responsable RH, comprendre comment fonctionnent ces outils de gestion des espaces est un vrai plus sur ton CV. C’est d’autant plus vrai si tu envisages de négocier ton salaire en te positionnant comme un(e) expert(e) de l’organisation hybride.

Pourquoi choisir Deskare plutôt qu’une autre solution ?

Le marché du logiciel de flex office est assez fourni : Deskbird, Moffi, Semana, m-work, Swizi… autant d’alternatives sérieuses. Alors pourquoi Deskare se démarque-t-il ? Voici ses points de différenciation les plus tangibles.

Une interface intuitive qui garantit l’adoption

Le principal frein à l’adoption d’un outil en entreprise, c’est la complexité. Deskare a clairement fait le choix de la simplicité extrême. La solution se déploie à toute une organisation en moins de 30 minutes, et les collaborateurs la prennent en main sans formation. Son taux d’adoption de 95% est là pour le prouver. Les outils collaboratifs les plus efficaces sont toujours ceux qu’on utilise vraiment, et Deskare l’a bien compris.

Une approche data au service de l’immobilier d’entreprise

L’analyse de l’occupation des espaces n’est pas anecdotique. Pour une entreprise de 200 personnes, réduire sa surface de bureaux de 20% peut représenter des centaines de milliers d’euros d’économies annuelles. Deskare fournit les données fiables qui permettent de prendre ces décisions en toute confiance, avec des tableaux de bord précis et des exports exploitables.

La sécurité des données comme priorité

Pour les équipes RH et IT, la conformité RGPD et la sécurité des données ne sont pas négociables. Deskare coche toutes les cases : hébergement 100% en France, certification ISO 27001, SOC 2 Type II et Cybervadis Gold. C’est un gage de sérieux qui rassure les directions juridiques et informatiques, par ailleurs souvent les plus sceptiques lors d’un déploiement.

Une solution qui évolue avec l’entreprise

Deskare n’est pas figé. La startup investit continuellement dans de nouvelles fonctionnalités et dans son réseau d’intégrations. Avec une croissance de 50% en 2025 et une équipe en pleine expansion, c’est un partenaire SaaS qui s’inscrit dans la durée. Pour les entreprises qui veulent éviter de changer d’outil tous les 18 mois, c’est un critère important.

Prix et accès à la démo Deskare

Deskare fonctionne sur un modèle de tarification sur devis, adapté à la taille de l’entreprise et aux fonctionnalités souhaitées. Il n’y a pas de grille tarifaire publique, ce qui est courant dans ce type de solution B2B. Le prix prend en compte le nombre de postes de travail à gérer et les modules activés (flex office seul, ou avec gestion des visiteurs, parking, casiers…).

Si tu gères les finances de ton entreprise ou de ton projet, il peut aussi être utile de comparer les meilleurs logiciels de comptabilité pour avoir une vision complète de tes outils de gestion. Deskare s’intégrant aux SIRH, il peut même communiquer avec ton logiciel RH pour automatiser certaines données.

Pour les responsables RH qui cherchent à structurer leur politique de télétravail avant de déployer un outil, il est également utile de bien comprendre les tenants de la rupture conventionnelle et autres dispositifs RH pour accompagner les transitions professionnelles au sein des équipes hybrides.

❓ Questions fréquentes